AI BEGINNER COURSE / 03
ChatGPT仕事活用ガイド｜メール・資料・会議を効率化
仕事では「早く作る」だけでなく、確認しやすい下書きを作ることが重要です。入力してよい情報の社内ルールを先に確認しましょう。
最初に決めるルール
顧客名、未公開情報、個人情報、契約内容、パスワードは入力しません。会社指定のアカウントやプランがある場合はそれを使い、出力は必ず担当者が確認します。
まず試す
この節の内容を、自分の目的に置き換えて1回だけ試してみましょう。
メールの下書き
目的、相手、要点、期限、文体を伝えます。「取引先へ日程変更をお願いするメール。理由は簡潔に。候補日は3つ。丁寧で200字以内」のように頼むと、直しやすい案になります。
会議を短くする
会議前はアジェンダと論点、会議後はメモから決定事項・担当者・期限を抽出させます。曖昧な箇所は「不明」と書かせ、AIに決定事項を推測させないことが大切です。
資料と表の作成
まず構成だけを作り、合意してから本文へ進みます。数字を扱う場合は元データ、集計条件、単位を明示し、合計や割合を別の方法でも検算します。
導入チェックリスト
利用規程、入力禁止情報、レビュー担当、出典確認、保存先、著作権、事故時の連絡先を決めます。小さな定型業務で試し、時間と品質を記録してから広げましょう。
よくある質問
会社の情報を入力してもよいですか？
会社の規程と契約プランを確認し、許可された範囲だけにしてください。
AIの文章をそのまま送れますか？
宛先、事実、数字、トーンを人が確認してから送ります。